党委机要室负责上级领导部门下发的中央、省委、省政府文件和资料的收发、传阅、管理、清销工作。管理工作程序如下：
  一、收文
  1.收到文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。
  2.收文及时拆封、清点、查对，避免号码和份数出现差错。
  3.各种文件、资料要分别登记、编号，绝密件要在收文本上注明。
  4.收到的文件、资料都要加盖党委办公室收文专用章，填好收文日期和文件编号。
  二、送阅文
  1.收到的上级文件由党委机要室附上文件处理单，送党办主任阅批后，按工作类别呈各位分管校领导；校领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对。
  2.校领导对所送文件如有批示，按领导批示办理。
  三、借阅文
  借阅机密级以上文件需经党委书记批准，且仅限在机要室内阅看。
  四、文件发放及阅读范围
  1.地、师级文件，有关领导阅读。
  2.县、团级文件及其他有关内部资料下发到各学院党委及各职能部处。
  五、涉密文件的复制
  一般或秘密级文件复制须经学校党办主任批准，机密级文件复制须经党委书记批准，复制后的文件按正式文件管理。